Gemeente Emmen: ‘Wees zelf een belangrijke speler in de keten’
- Domein: Gemeente
- Organisatie: Gemeente Emmen
- Adres: Raadhuisplein 1, Emmen
- Contact: Erik Faber of Bert Looden, e.faber@emmen.nl of b.looden@emmen.nl
De afgelopen maanden hebben Karin Heijn en Bouke Koelstra, als adviseur decentrale overheden bij NOiV, een ‘rondrit’ langs circa 50 gemeenten gemaakt om een beeld te krijgen van hoe open standaarden en open source software binnen diverse gemeentelijke instellingen worden toegepast, en tegen welke belemmeringen daarbij wordt aangelopen. Een van die gemeenten was Emmen, in het zuidoosten van Drenthe.
Gemeente Emmen is een van de hekkensluiters van onze bezoeken aan gemeenteland. Ze blijken gelukkig niet achteraan in de rij te staan wat betreft hun beleid en gebruik ten aanzien open standaarden en open source software. Verre van dat. Open standaarden is een no-brainer en ten aanzien van open source is het beleid: ‘open source software tenzij…..’
Bij elkaar wonen er in de gemeente Emmen ruim 109.000 mensen en beslaat de gemeente 35.000 ha grond, waarmee Emmen een van de grotere gemeenten van Nederland is.
We worden op dinsdag 17 november hartelijk ontvangen in het ruim opgezette en kleurrijke gemeentehuis van Emmen door Erik Faber, afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Organisatie en Bert Looden, adviseur informatie en organisatie. Op onze vraag hoe ze zijn begonnen met open standaarden en open source software, moesten ze een aantal jaar terug in de tijd.
Klant Contact Centrum, Emmen
Transformatie
Het eerste beleidsplan waarin open source software (en impliciet open standaarden) was opgenomen, dateert van 2005-2008. In 2005 attendeerde een raadslid van GroenLinks de bestuurders op het bestaan van open source software en de voordelen hiervan. De wethouder met dienstverlening in zijn portefeuille nam deze uitdaging aan, hetgeen vervolgens ook in het beleidsplan terug te vinden is. Er vond tevens een kanteling plaats van een productgerichte naar een klantgerichte organisatie. Dit werd zichtbaar door de herinrichting van de publieksdienst waarbij wensen van burgers en bedrijven leading werden.
Leidende principes in het beleidsplan:
- alles wat digitaal kan, wordt digitaal gedaan
- horizontale afstemming in de keten
- open source software, tenzij
Leveranciersonafhankelijkheid
Omstreeks dezelfde tijdsperiode werd ook de discussie binnen het samenwerkingsverband Dimpact, waarvan gemeente Emmen lid is, opgestart over de vraag of de midoffice ook met open source software opgetuigd moest worden. Deze discussie werd in het voordeel beslecht van open source software. Belangrijkste reden was het verkrijgen van leveranciersonafhankelijkheid. Want stel dat je als samenwerkingsverband niet meer tevreden bent over de leverancier, dan kun je weg en neem je de broncode van de applicaties mee naar een andere leverancier of ontwikkel je die zelf verder door. Inmiddels is Dimpact uitgegroeid tot een samenwerkingsverband met 20 leden, die gezamenlijk ruim 1 miljoen inwoners bedienen.
Klantgericht handelen
Na een periode waarin veel missionariswerk werd verricht om bewustwording op gang te brengen ten aanzien van klantgericht denken en werken, is de eerste pilot (het zorgloket) een feit. Via het medewerkersportaal kan het proces intern worden gevolgd. Het Dimpact-medewerkersportaal, gebaseerd op open source software, wordt niet alleen in het Klant Contact Centrum (KCC) gebruikt, ook de Back Office-medewerkers maken er gebruik van. Zij kunnen hun werkvoorraad aan contacten en zaken ermee inzien en behandelen. Het doel van dit alles is om eenduidiger, adequater en sneller te reageren op een vraag of verzoek. De volgende stap is dat burgers en bedrijven zelf toegang krijgen en kunnen zien hoe ver hun aanvraag in het proces gevorderd is.
Overheidsmonitor.nl
Vermeldenswaardig is verder dat de gemeente Emmen in november met stip is binnengekomen op de 10e plaats van de Overheidsmonitor.nl. Daarmee is ze een van de snelst stijgende gemeenten van Nederland. Van de 100.000+ gemeenten (dat zijn er 25) staat Emmen op de vierde plaats (van plaats 24 naar 4). Op 30 september lanceerde de gemeente Emmen haar totaal vernieuwde website, en met succes, zo blijkt uit de Overheidsmonitor.nl. Met de ‘oude’ site haalde de gemeente nog in september plaats 43. Bert Looden geeft aan dat mede door het open source Content Management Systeem Typo3 de 10de plaats is behaald. Dit CMS kwam goed tegemoet aan het programma van eisen dat de gemeente had opgesteld. De implementatie die volgde, verliep vervolgens voorspoedig. Dit heeft wel uitstraling, want alle websites van gemeente-onderdelen die onder Emmen vallen, willen over op Typo3. “De vraag is niet meer of ze willen, maar veel meer wanneer.”
Van links af: Erik Faber en Bert Looden
Belangrijke speler
“Hoe dan ook”, geeft Erik Faber aan, “We zijn als gemeente heel ver met beleidsdenken. Daar begint het ook mee. Parallel daaraan is het zaak om beleid handen en voeten te geven. Bijvoorbeeld met betrekking tot personeelsbeleid is er veel aandacht voor op-en bijscholing voor medewerkers in het kader van klantgericht denken en werken. We leren onze mensen ook om te denken in functionaliteiten, hetgeen van harte door onze gemeentesecretaris wordt ondersteund. Op deze manier ben en blijf je zelf een belangrijke speler in de keten, zowel naar burgers en bedrijven als naar leveranciers.”
Zowel Erik Faber als Bert Looden van gemeente Emmen nodigen gemeenten uit om contact op te nemen met hen, bijvoorbeeld naar aanleiding van dit artikel.
Contactgegevens
Gemeente Emmen: Erik Faber (e.faber@emmen.nl) / Bert Looden (b.looden@emmen.nl)
Programmabureau NOiV (Karin Heijn)
info@noiv.nl (Helpdesk NOiV)
